Автоматизация оформления командировок

Современные программные средства позволяют существенно сократить время, которое затрачивается на решение шаблонных бизнес-задач - например, на оформление командировки и последующего учета расходов.

Автоматизация оформления служебных поездок и последующего учета командировочных расходов с помощью системы управления персоналом БОСС-Кадровик сокращает временные и денежные затраты, а также риски возникновения ошибок, связанных с человеческим фактором: потерей документов, просрочкой исполнения и пр. Широкие возможности системы позволяют обработать самые нестандартные ситуации, возникающие в поездках. О функциональных особенностях программы мы и поговорим в этой статье.

Управление командировками сотрудников состоит из двух основных этапов. Первый - это оформление самой командировки: создание приказа и ввод пунктов маршрута, по которому движутся сотрудники. Второй этап – это уже непосредственно организация поездки: закупка билетов, бронирование гостиниц и транспорта, получение аванса и в итоге - авансовый отчет, который составляется после возвращения.

Классификатор норм и лимиты

При работе в БОСС-Кадровике список всех сотрудников организации вместе со структурой подразделений подгружается из основного модуля или любой другой системы учета кадров, так что специально вносить их в «Командировки» уже не надо. Для корректной работы необходимо установить соответствие между категорией сотрудника, который оформлен в нормативном справочнике, и его разрядом.

Для каждого специалиста формируется категория, в зависимости от которой настраивается классификатор норм. При создании командировки, аванса или авансового отчета именно этот классификатор определяет есть ли у него право получения той суммы, которую оформляет работник, или она превышает норму. Также в системе есть специальные метки, позволяющие определить, является ли этот специалист сотрудником особой категории и существуют ли для него повышенные лимиты.

Произвольные регионы

При оформлении командировки используется понятие «произвольного региона». Устанавливая программу можно задать регион, в который включить города и населенные пункты, и установить для них особые нормы суточных, проживания и т.п. Такая настройка позволит в дальнейшем автоматически считать повышенные суммы, необходимые по норме для командированного в этот край. В произвольные регионы могут включаться любые области, в которых есть свои ограничения или особые статусы, например, столицы.

Заведение маршрутов

Основой для заведения командировки является маршрут – те пункты, в которые едет сотрудник. В рамках маршрута определяется сколько дней работник пребывает в каждой точке, общий срок и период командировки. На этой базе формируются данные для приказа. Пунктов может быть несколько: помимо «туда и обратно» ведется учет и промежуточных точек. На всех этих этапах проводится закупка билетов за наличный или безналичный расчет. Маршрут заводится достаточно детально для того, чтобы понять и сформировать весь учет в рамках командировки. Все эти данные учитываются в итоговом командировочном авансовом отчете.

Командировка и приказ

Следующий этап – создание командировки. К ней привязывается выбранный маршрут и указываются сотрудники, которые должны поехать в эту поездку. Именно на базе командировки создаются специальные документы, служащие основанием для бронирования, формирования счета, оплаты, а затем информация по командированным сотрудникам будет привязываться к авансовому отчету.

При отработке командировки в системе создается связанный с ней приказ - официальный документ, подтверждающий поездку сотрудника. Именно на основании приказа департамент управления делами может выполнить закупки и бронирования. Приказ может быть изменен, когда сотрудник уже получил аванс и уехал - в этом случае БОСС-Кадровик имеет определенные настройки, которые позволяют отработать подобные ситуации.

Необходимо различать ту часть, которая называется непосредственно командировкой –оформление некой административной части: закупка билетов, проживание, транспорт или трансфер, а на основании приказа формируются денежный аванс и авансовый отчет, по которому сотрудник будет отчитываться за командировку.

Дата пересечения границы

При оформлении поездок за границу в БОСС-Кадровик можно провести расчеты за командировку, в которой сотрудник оплачивал расходы наличными и в разных валютах. Здесь очень важный момент: так как специалист поехал за рубеж, то ему выплачиваются суточные по норме нахождения за границей по количеству дней и плюс один день - суточные в рублях по России. Если сотрудник летит в какую-то страну, где перелет занимает больше 7-8 часов, либо ночной перелет, то первый день командировки он находится на территории России, и суточные ему приходится выплачивать на территории России. Для этого в системе есть специальное поле - «дата пересечения границы».

Если сотрудник поехал, например, в Будапешт, валюта по норме у него - евро, но там он расплатился наличными и привез счет в форинтах, то при внесении всей этой информации система автоматически пересчитает сумму аванса: учтет сумму форинтов в рублевом эквиваленте на текущий день к расходам и выполнит конверсионную операцию между форинтами и евро - той валютой, которую ему выдавали в аванс.

Особенности интерфейса системы

В интерфейсе системы можно выделить любого сотрудника и увидеть маршрут, авансовый отчет, дополнительные расходы - например, оплаченный безналичным платежом билет и список документов, привязанных к данной командировке – приказ, командировку, созданные безналичные расходы – проживание и т.д.

Для проживания, трансфера и других расходов вид окна будет свой, поскольку сами сущности различаются по смыслу: у билетов это тип места, а для проживания - ранний заезд или поздний выезд. Для билетов указывается маршрут, тип билета – авиа или ж/д.

В настройке норм учитывается продолжительность перелета и класс билета. Если мы выберем, для примера, продолжительность поездки 2 часа и бизнес-класс, то поле данного билета окрасится в яркий фиолетовый цвет, что означает, что данная позиция выбрана с превышением нормы. Это некий индикатор для HR-менеджера, оформляющего командировку, о необходимости приложить либо служебную записку на разрешение превышения норм или какие-то другие документы, регламентированные в компании для подобных случаев.

Корректировки и контроль расчетов

Создание счета и привязка его к билету – это стандартная операция системы: можно выбрать необходимые услуги из справочника, можно сразу оплатить счет, а можно привязать его к приказу. Есть возможность отправить работника в поездку с выплатой аванса или не выплачивать денежные средства.

При создании остатка-перерасхода система учитывает, что аванс мог быть выдан в одной валюте, а авансовый расчет выполнен в другой валюте, а в итоге результат возврата может быть выдан в третьей валюте. Расходный кассовый ордер на выдачу денежных средств может содержать поле с номером банковского счета сотрудника – автоматически создается платежное поручение, которое пойдет в банк для выплаты денежных средств безналичным путем.

Расчетчик имеет возможность корректировать все данные: даже в авансовый отчет можно вносить исправления – проставить сверх нормы, внести новые суммы. В БОСС-Кадровике настроена довольно сложная схема отработки согласования авансовых отчетов, которая подразумевает «принцип двух рук»: один сотрудник заводит документ и его проверяет, а другой сотрудник – контролер/расчётчик в данном случае - его согласовывает. То есть он еще раз проверяет все документы и подтверждает, что все правильно.

Хозяйственные операции

После визирования можно создать хозяйственные операции - план счетов и сами лицевые счета могут быть любые. Есть возможность загрузить доходы: данные выгружается, суммы ложатся на определенные коды, по которым сотруднику начисляется НДФЛ или эти суммы попадают в расчет взносов. Все эти коды и передача сумм настраиваются в специальном справочнике для каждой организации индивидуально, поскольку коды могут быть свои. Для системы совершенно не важно куда идёт эта сумма - НДФЛ или расчет взносов - важен именно номер кода статьи распределения сумм.

Печать отчетов

Стоит отметить, что по каждому пункту в системе можно создать отчеты любого вида, в том числе и авансовый отчет, и выводить их на печать. Формы отчетов могут быть произвольными, принятыми в конкретной организации.

Таким образом, модуль «Командировки» системы управления персоналом БОСС-Кадровик позволяет в автоматическом режиме выполнить все этапы оформления поездки сотрудника по служебному заданию - процедуры создания, оформления, согласования и утверждения командировки проходит в электронном виде. К особенностям работы в модуле можно отнести возможность отработки в автоматическом режиме различных нестандартных ситуаций, возникающих в ходе процесса оформления, которые мы рассмотрели выше.