Новый документ содержит те же сведения, которые были в бумажном варианте: информацию о работнике и его квалификации, даты записей, место и должность трудовой деятельности, документ-основание, причину увольнения. Отражение данных о поощрениях и награждениях, а также об образовании, в ЭТК не планируется. Желающие могут сохранить бумажную книжку, однако впервые принятые на работу после 2021 года будут иметь только электронную. Просмотреть сведения в своей книжке работники смогут в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов. При необходимости бумажную выписку из электронной трудовой книжки будет предоставлять работодатель (справка будет содержать только те сведения, которые относятся к работе в этой организации), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ) без привязки к месту жительства или работы человека.
Для работодателя переход на ЭТК принесет, скорее, новую головную боль, за исключением того, что не придется покупать, хранить и заполнять бумажные бланки. Тем не менее, до 1 января 2027 г. вести трудовые книжки на бумажном носителе придется для тех работников, которые подадут об этом работодателю письменное заявление, однако отказаться от бумажной трудовой работник сможет в любое время. В остальном обязанностей работодателю прибавится.
Во-первых, до 15-го числа месяца, следующего за отчетным, нужно направлять информацию в ПФР об изменениях в составе сотрудников: в случае приема, перевода, увольнения, или написания работником заявления о выборе формата трудовой книжки. В этот отчет нужно включать и совместителей, и работающих удалённо.
Во-вторых, с 2021 года уведомлять ПФР о приеме и увольнении работника не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
В-третьих, предоставлять сведения нужно в форме электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью. Если численность работников 24 и менее, то допустимо подавать отчетность на бумажном носителе, если 25 и более - только в электронном виде. Конечно же, за эту отчетность должен быть назначен ответственный сотрудник. Для передачи отчетов в информационную систему ПФ необходимо обеспечить техническую готовность.
В течение 2020 года работники вправе написать заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе. В случае, если работник не написал данное заявление, с 1 января 2021 года работодатель выдает бумажную трудовую книжку на хранение работнику и освобождается от ответственности за нее.
Таким образом, работодатель должен в течение текущего полугодия (до 30 июня 2020 г.) уведомить работников в письменной форме об изменениях трудового законодательства, проконтролировать и зафиксировать поступление заявлений. Сотрудникам, выбравшим цифровой формат, нужно будет предоставлять сведения о трудовой деятельности в организации на бумажном носителе или в электронном виде:
- в период работы - не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника;
- в день увольнения.
При увольнении работодатель будет выдавать работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. По новому трудовому законодательству у сотрудника должна быть возможность направить заявление о выдаче документа по электронной почте. Поэтому работодателю лучше иметь выделенный для этого электронный адрес. Сведения о трудовой деятельности в информационной системе ПФР будут храниться в течение жизни работника аналогично сроку хранения индивидуального лицевого счета застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом № 27-ФЗ. Бумажной формы для этих сведений с 2027 года не предполагается вообще.
Как автоматизированная система может помочь в работе по новым правилам?
Пользователи автоматизированных систем управления персоналом, таких как БОСС-Кадровик, при своевременном обновлении получат уже готовую форму СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (передается в ПФР), которая будет заполняться автоматически. Выписка для работника с последнего места работы также будет доступна после окончательного утверждения ее формы (в проекте СТД-Р).
Сведения о работниках и их трудовой деятельности у работодателя, необходимые для формирования отчетности в различные инстанции, в том числе в Пенсионный фонд, ведутся в системе БОСС-Кадровик и поддерживаются в актуальном состоянии. По законодательству срок хранения работодателем сведений о трудовой деятельности работника после его увольнения в электронном виде планируется установить 3 года. Все эти сведения также хранятся в базе данных информационной системы. В программе предусмотрено формирование заявлений работника на ведение бумажной трудовой книжки или отказ от нее.
