Автоматизированные системы и решения для управления персоналом 1000+ сотрудников

HR-портал: организация эффективного взаимодействия сотрудников, работающих в удаленном режиме

Мир труда меняется, все больше и больше людей выбирают удаленную работу, непостоянные формы занятости, многие компании набирают сотрудников по всей стране, зачастую из других регионов. Возникает все больше вопросов взаимодействия и проблем коммуникации HR-отделов и сотрудников, руководителей со своими сотрудниками, сотрудников друг с другом.  В данном случае электронная почта, телефон в кадровых HR-функциях не столь эффективны.  Рассмотрим, какие инструменты помогают сегодня решить эту задачу.

С точки зрения HR, управление – это, в первую очередь, экономика, и HR-специалисты получают зарплату, помимо прочего, за оптимизацию издержек и косвенное получение прибыли.  Ключевая задача в работе HR-отдела — это включение сотрудников в бизнес-процессы компании в тех ролях, которые требуются. Автоматизация бизнес-процессов также подчинена этой основной задаче - оптимизации издержек и косвенного получения прибыли.

Сегодня все более популярным трендом в HR-управлении становится концепция HR-Zero. Это когда различные рутинные операции, которые можно не только автоматизировать, но и роботизировать, передаются на исполнение программам. При этом идет перераспределение HR-функций как внутри HR подразделений, так и рядовым сотрудникам, и линейным руководителям.  То есть участниками HR бизнес-процессов становятся не только HR-специалисты, но и сотрудники компании всех уровней. Кроме того, полноценным участником HR бизнес-процессов, контролером и проводником, является автоматизированная система.

Прежде чем приступить к автоматизации, необходимо отладить и формализовать бизнес-процессы в целом для компании и для каждого сотрудника в отдельности. Для этого важно систематизировать функции персонала, устранить хаотичность деятельности, убедиться, что нет необоснованного дублирования действий. Необходимо понять, кто является участником каких бизнес-процессов, и сделать так, чтобы они понимали свою роль, то есть были вовлечены в общую работу компании.

Как это сделать? Во-первых, определить цели и задачи для каждого процесса - какой процесс на какую задачу работает, и как это помогает достижению целей. Во-вторых, посмотреть, как эти задачи могут продвинуть компанию, помогут стать более эффективной конкурентоспособной с точки зрения повышения эффективности работы сотрудников и их результативности. И, в-третьих, прописать алгоритмы, этапы и правила взаимодействия участников бизнес-процессов на разных уровнях — создать правила компании.  

Только после этого можно сравнить, как ведется работа сейчас и как она должна вестись в идеале, какие процессы нужно автоматизировать, а какие не требуются вообще. А также выяснить, есть ли технические возможности для этого и какие программы позволяют это сделать. В свою очередь, программное средство, должно позволять автоматизировать прохождение всех этапов бизнес-процесса, формировать необходимые входные и выходные формы, поддерживать правила взаимодействия в организации, а также иметь функционал для включения всего персонала в бизнес-процессы компании.

Возьмем для примера обычный рутинный бизнес-процесс составления графика отпусков. В примере компанией используется структура с несколькими уровнями руководства и одним генеральным директором.

Последовательность процесса:

Сотрудник заполняет заявку на отпуск -> Заявка направляется на утверждение его руководителю -> Если руководителем является директор компании, то заявка утверждается либо отклоняется -> Если руководителем является не директор, то заявка будет утверждаться непосредственным руководителем сотрудника, а затем уже следующим руководителем и главным руководителем -> В процессе утверждения бухгалтеру, директору, руководителю высылаются оповещения с указанием информации относительно заявки на отпуск -> После утверждения или отклонения заявки автоматически формируется оповещение для сотрудника -> Заявка передается в отел кадров или HR-отдел специалисту, ответственному за формирование графиков отпусков.

Если у одного руководителя пять-десять человек, он может вручную может свести график, и понять, что у сотрудников, которые должны друг друга заменять на время отсутствия, не пересекаются отпуска. А если подчиненных гораздо больше, то он должен иметь дело с большим списком или таблицей?

Как помогает упростить эту работу автоматизированная система, рассмотрим далее на примере подхода к процессу составления графика отпусков с точки зрения информационно-аналитической системы управления персоналом БОСС-Кадровик – полнофункциональной программы, пользователями которой, используя сервис HR-портал, являются все сотрудники компании.  

Существует несколько вариантов взаимодействия сотрудника с коллегами посредством подобного функционала.  Первый - так называемый пассивный сервис самообслуживания.  То есть работник может подать различные заявки, но в системе он видит только конечный результат – утверждение или отказ, а все прохождение цепочки не видит, никаких активных действий делать не может. Сотрудник может посмотреть свои персональные данные, задачи по работе, информацию по заработной плате. Иными словами, пассивный сервис – когда пользователь является участником бизнес-процесса, но имеет доступ только к конечным результатам прохождения заявок.

Второй вариант - когда сервисы взаимодействия являются активными. Руководитель видит заявки своих сотрудников и процесс их согласования, который ведется непосредственно в системе. В этом случае менеджеру не нужны какие-то дополнительные инструменты – он может полностью отследить всю цепочку прохождения документа в своем «Личном кабинете» или HR-портале автоматизированной системы.

Рассмотрим несколько моделей взаимодействия на примере бизнес-процесса составления графика отпусков.

В системе сотрудники могут выступать в двух ролях: сотрудник и руководитель. В части процессов роль руководителя может выполнять руководитель, а в части процессов роль руководителя может выполнять сотрудник. Чаще всего это востребовано в ежедневных обычных процессах: оформление отпусков, командировок, служебных поездок, работы в выходные и праздничные дни, оформление отсутствия на рабочем месте, изменение существенных условий труда, переводы, получения различных документов. Заявки могут подавать как сотрудники, так и руководители, но важно отметить, что программа сама знает, кто кому какую заявку может подать и отправить на согласование - все это заложено в системе.

В БОСС-Кадровике используется логика RBC (Rule Based Coordination) – формирование порядка прохождения внутренних заявок на основе правил организации. Иными словами, для того, чтобы сотрудник не думал, кому какую заявку направлять на согласование, в автоматизированную систему закладываются все правила и пути согласования, по которым должна пройти заявка того или иного типа. Причем системе не важно, кто конкретно занимает должность в данный момент, заявка поступает на согласование тому должностному лицу, которое должно ее согласовать согласно правилам организации.  

Программа проводит автоматическую проверку корректности заявки: имеет ли право сотрудник на запрашиваемое количество дней отпуска и т.п. Если найдены отклонения от правил, то руководитель видит это и принимает решение в соответствии с ситуацией.

В зависимости от организационной структуры согласование может проходить в разных формах: последовательно, параллельно на одном уровне, обязательно для всех на уровне, обязательно для кого-то на уровне, обязательное для кого-то одного на уровне.

Далее происходит автоматическая разноска результатов с учетом необходимых регистров, то есть если руководитель согласовал заявку на отпуск, вышестоящий руководитель утвердил ее, то автоматически кадровики видят, что заявка согласована, график отпусков составлен.  Таким образом, не происходит никаких дополнительных действий переноса отпусков, что может быть связано с потерей или с искажением данных.

Участие в заявочных компаниях касается не только отпусков, но и других процессов согласования, что особенно важно для сотрудников, которые работают дистанционно, потому что это дает возможность видеть, на каком этапе находится согласование их заявки. Если требуется, может быть настроено оповещение по электронной почте о том, что поступил документ на согласование.  

Вход в систему для пользователей может осуществляться как со стационарного компьютера, так и с мобильных устройств, а также с так называемых ТОД-ов - терминалов общего доступа.
Все взаимодействие происходит через HR-портал БОСС-Кадровика, созданного на базе веб-технологий, но также возможна связь посредством API с другими системами, которые используются в организациях. Однако, настройка правил организации становится проще, если вся кадровая работа ведется в БОСС-Кадровике, где есть полная информация о сотрудниках, штатной, организационной и иерархической структуре.

Применение системы БОСС-Кадровик и HR-портала на ее основе дает множество преимуществ:

Во-первых, сотрудники компании оказываются причастны к кадровым бизнес-процессам, управление смещается к непосредственным руководителям, возникает доверие к работодателю. Всё это поднимает ту самую эмоциональную составляющую, называемую «вовлеченностью».

Во-вторых, технология позволяет всегда быть на связи и работать из любого места, где есть интернет, что в условиях удаленной работы становится еще одним дополнением к мобильности.

Появляется возможность делегировать рутинные задачи от HR-специалистов и передавать их функции линейным руководителям. Теперь программы могут выполнять многие функции кадровика без его участия, возросла роль рядовых управленцев и менеджеров. Все руководители и сотрудники получили доступ со своих рабочих мест, в том числе и с гаджетов, к этим функциям, а сам HR-департамент трансформировался и больше ориентируется на реальную работу с людьми — планирование, прогнозирование и стратегию развития компании.